Инструкция по сшиванию дел, листов и папок нитками собственноручно

Инструкция по сшиванию дел, листов и папок нитками собственноручно

Услышав слово «сшить» большинство людей вспоминает вещи: штаны, простынь, подушку, наволочку, куртку или даже мягкую игрушку. Мало кто догадывается, если, конечно, он не работник офиса, что сшивать можно еще и документы. Порой это намного важнее, чем сшить какой-то пододеяльник. Как известно, практически все организации и предприятия уже перешли на внутренний электронный документооборот при сотрудничестве с контрагентами и даже при сдаче налоговых деклараций на доходы и решений суда.

Вопреки всеобщей компьютеризации, бумажные документы все еще важны для юридических лиц. Чтобы бумаги не потерялись и не перепутались, их нужно сшивать. Несмотря на кажущуюся простоту процесса, он очень важен, поэтому всем нужно знать, как правильно сшить вручную документы, как подшивать дела. Об этом ниже.

Какие документы регулируют прошивание

Несмотря на наличие огромного количества документов касательно того, как нужно прошивать бумаги, все они не являются законодательными актами, а носят исключительно рекомендательный характер. Несмотря на это, из-за принятых традиций делового оборота подобный механизм оформления договоров и важной документации обязателен для всех участников деловых отношений.

Важно! Центральным нормативным актом, на основании которого можно понять, как правильно прошить документы, является Приказ ФНС от 18.04.2003 г.

Примерные положения можно также найти в Приказе №76 от 23 декабря 2009 г. специального ведомства — Росархива, а также в стандарте о правилах ведения архивных дел — ГОСТ Р51141/98. Еще одним рекомендательным документом является Приказ ФНС №ММВ-7-6/25 от 25.01.2012 г.

Кроме того, правила оформления бумаг и протоколов в таких узкоспециализированных сферах, как банковское дело, может регулироваться в соответствии с иными ведомственными постановлениями и актами. Например, для Центрального банковского учреждения России действует положение ЦБ РФ, в котором описан подробный механизм действий с документацией разных видов.

Руководство как прошивать и заверять документы

В любой организации, работающей с большим количеством документов, порядок ценится превыше всего. Прошивка документов на первый взгляд не кажется слишком сложным процессом. Тем не менее, многие люди не могут правильно прошить документ без определенной сноровки. В данной статье рассматриваются способы прошивки документов с использованием фотографий с пошаговой инструкцией, а так же специфика заверки документов в специально предназначенных для этого организациях. Обзор какие выплаты положены при сокращении работника здесь: https://biz-faq.ru/organizaciya-biznesa/kadrovyj-vopros/uvolnenie/obzor-kakie-vyplaty-polozheny-pri-sokrashhenii-rabotnika.html.

Как правильно прошивать нитками?

Прошивка документов иголкой и капроновыми нитками – немного устаревший, но все же действенный способ привести документы в надлежащий вид. К процессу прошивки необходимо относиться со всей ответственностью, так как многие организации скрупулезно относятся к внешнему виду документов – неправильная прошивка может повлечь за собой отказ в принятии документа, а это в свою очередь чревато потерей ценного времени. Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить. Таким образом, есть риск подлога или потери документа.

p, blockquote 2,0,0,0,0 —>

Необходимо помнить, что документы, состоящие из двух или более листов, должны быть прошиты. Отверстия для прошивки можно сделать как с помощью толстой иглы, так и с помощью дырокола. Проколы должны находиться с левой стороны листа, на расстоянии 1,5-2 см от края. Читайте что такое маржа и как это рассчитывать.

p, blockquote 3,0,1,0,0 —>

Пошаговая инструкция прошивки документов в три прокола:

1. Первый прокол должен быть сделан иглой с тыльной стороны документов, примерно посередине листа.
2. Затем, протянув иголку вверх, образовываем второй, уже верхний, прокол.
3. С тыльной стороны протягиваем иглу вниз и делаем третье — последнее отверстие.
4. Снова протягиваем иглу через первый серединный прокол.
5. Завязываем из ниток узелок. Клеим на узелок небольшой листок прямоугольной формы. Пишем на нем свои фамилию и инициалы и ставим печать, тем самым заверяя документ.

Ниже представлена пошаговая фото-инструкция для прошивки документов:

Прошивка через четыре отверстия в основном делается для документов повышенной важности. В этом случае принцип работы немного отличается от вышеприведенного:

1. На глаз отмеряем необходимое расстояние и делаем второе сверху отверстие с тыльной стороны документов.
2. Протянув иглу, образуем верхнее отверстие.
3. Затем опять протягиваем иглу с тыльной стороны во второе сверху отверстие и делаем прокол, идущий третьим сверху.
4. И, наконец, делаем четвертый прокол, вводя иголку с тыльной стороны документов. По лицевой стороне снова протыкаем третий сверху прокол.
5. Завязываем узелок, клеим на него листок прямоугольной формы и заверяем.

Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа. Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь.

p, blockquote 7,1,0,0,0 —>

На видео представлена инструкция прошивки документа:

p, blockquote 8,0,0,0,0 —>

Как правильно заверить копию?

По сути, копия документа не имеет никакой юридической силы без специальной заверки. Нотариус должен прошить документы и пронумеровать их. Заверяющая надпись ставится на последнем листе. Если на обороте последнего листа есть какая-либо информация, нотариус вшивает еще один, пустой лист. На опечатавшем документ листке, нотариус должен написать «Верно» или «Копия верна», количество листов в документе, указать свою должность, фамилию и свои инициалы, подпись, дату заверки, а так же печать организации. Некоторые заверяющие надписи подразумевают необходимость указания информации о том, где в данный момент находится оригинал документа. Читайте инструкцию, как выполнить расчет пени по ставке рефинансирования на этой странице.

p, blockquote 9,0,0,0,0 —>

Сколько стоит заверить документ у нотариуса?

Стоимость зависит от вида документа. В среднем нотариальная заверка копии стоит от 50 до 100 рублей за одну страницу документа. За заверение копии паспорта – 10 рублей за один лист.

p, blockquote 10,0,0,1,0 —>

Заверенная копия не имеет ограничений по сроку действия и ею можно пользоваться до тех пор, пока действенен оригинал, с которого была взята копия.

p, blockquote 11,0,0,0,0 —>

Частые вопросы по заверению документов

1. Является ли расписка, не заверенная нотариусом, документом?
2. Расписка не является документом, который должен быть нотариально заверен. Он вступает в силу сразу после подписей сторон и его можно использовать в суде.
3. Как заверять документы, если ИП без печати?
4. Индивидуальный предприниматель не обязан иметь печать, однако существует множество случаев, где она может пригодиться. С печатью ИП сам может заверить документ, без нее придется воспользоваться услугами нотариуса.
5. Кто может заверять копии документов в организации?
6. Право заверять копии имеет как руководитель организации, так и доверенное им лицо.
7. Нужно ли заверять копии документов в суд?

Существует несколько путей решения данного вопроса. Если документы в суд подает руководитель организации, он сам может заверить копии печатью предприятия и своей подписью. Если в суд обращается частное лицо, то документы можно заверить или у нотариуса, или отдать копии вместе с оригиналами – суд самостоятельно заверит документы при проверке. Исключением является долговая расписка. Читайте обзор эквайринг тарифов разных банков .

p, blockquote 12,0,0,0,0 —>

Видео

Смотрите на виде как сшивать документы:

p, blockquote 13,0,0,0,0 —>

В современной жизни каждый человек когда-либо сталкивался с необходимостью заверки копии паспорта или пенсионного страхового свидетельства. Именно поэтому услуги нотариусов являются высоко востребованными среди населения. Аккуратно прошитая, заверенная копия дает большую гарантию в решении любых юридических вопросов.

Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки. Минфин «показания» довольно часто меняет, например на этот случай было выпущено письмо Минфина» от 07.08.14 г. № 03-02-РЗ/39142. В нем говорится о том, что заверить можно всю прошивку, оставив отметку на последнем листе. Но при соблюдении следующих условий:

1. У документа все подписи и печати должны быть читаемыми.
2. Любой лист из пачки можно отксерокопировать, не нарушив целостность прошивки.
3. Прошивка должна быть прочной.
4. Листы в пачке пронумерованы и их количество указано цифрой и прописью на наклейке.
5. Документы должны быть заверены подписью и печатью.

Однако, спустя пару месяцев, ведомство выпустило письмо от 29 октября 2014 г. № 03-02-07/1/54849 с другими разъяснениями : Налоговым кодексом не предусмотрено представление в налоговый орган копий документов в подшивки, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Собственно, всем известно правило «что не разрешено, то можно», в данном случае Минфин придерживается правила «что не прописано в НК, будут прописано нами». То есть пока не было прописано, можно было «додумывать», но с выпуском соответствующего письма уже появляется новое правило. Аргументы в Минфине приводят следующие: было принято постановление ФАС Московского округа от 5 ноября 2009 г. № КА-А41/11390-09, в котором сказано, что под словами «заверенных проверяемым лицом копий», указанными в пункте 2 статьи 93 НК РФ, следует понимать удостоверение должностным лицом организации копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, придающих им юридическую силу. То есть каждый лист, который вы представляете в налоговую, должен быть заверен отдельно. Однако, как уже упоминалось в статье, необходимо следовать указаниями того ведомства, куда вы собираетесь сдавать / сшивать документы, об этом, кстати, говорится и в указанном ГОСТе. Да, да, мы дожили до тех времен, когда само государство в ГОСТе указывает изменчивость правил на предмет того как сшивать документы, и необходимость их проверять ежегодно!

Какие документы нужно сшивать

Перед тем, как сшить документы на уголок, необходимо сначала определиться с перечнем бумаг, для которых требуется выполнение процедуры. Операции необходимо выполнить для дел, которые:

• сдаются в архив;
• участвуют в бухгалтерском делопроизводстве;
• участвуют в кадровом делопроизводстве;
• сдаются для проверки в государственные органы.

Документы, подаваемые в налоговую, тоже должны быть сшиты. Однако в 2013 году государственный орган смягчил правила. Он разрешил сдавать учредительные и заявительные бумаги без сшивания.

Если документ будет склеен или сшит с помощью степлера, специалисты проверяющих органов откажутся принять бумагу. Наличие неправильно прошитых дел – повод для наложения штрафа или других взысканий. Проверяющий обязательно обратит внимание на допущенные ошибки при выполнении процесса.

Точка зрения законодательных органов

На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:

Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. №БГ-3-09/198.

Внесение исправлений

Если документы сотрудником сшиваются впервые, не исключены ошибки в процессе. Практически все они поддаются исправлению. Чаще всего возникают такие оплошности:

• Забыты некоторые документы. Иногда, когда вся подшивка уже скреплена, обнаруживается пропущенная часть листов. Возможны два варианта исправления. Из оставшихся документов формируют новый том и отдельно сшивают его, либо прошивку выполняют заново. Просто взять и добавить в прошитую папку недостающие листы не получится.
• Погрешности нумерации. Точно так же существует 2 варианта решения проблемы. Если один и тот же номер проставлен дважды, то к дублю приписывается буквенная приставка, например, 24, 25, 25а, 26 и т. д. Если наоборот, пропущен один из номеров, то ошибочно проставленные номера можно зачеркнуть и переписать. Если неверно указано общее число листов (страниц) на наклейке, его следует исправить.

Основной целью прошивки является обеспечение документальной безопасности — то есть исключение возможности замены, подлога или добавления документов в папку.

В зависимости от требований делопроизводства, прошивать документацию можно различными методами — в 2, 3, 4 отверстия или угловым способом. Прошитые документы нумеруют и опечатывают узел прошивки с помощью бумаги и клея. Наклейка заверяется подписью и печатью, а также снабжается указанием общего числа листов (страниц) в подшивке, датой и другими сведениями по необходимости.